1. Veri sorumlusu
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca hazırlanmıştır.
IAU Blockchain and IoT Kulübü, İstanbul Aydın Üniversitesi bünyesinde faaliyet gösteren bir öğrenci kulübüdür. Kulüp faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler bakımından veri sorumlusu: [Veri sorumlusunun unvanı ve adresi: üniversitenin KVKK birimiyle teyit edilip yazılmalı].
Kulüple ilgili tüm KVKK sorularını şu adrese iletebilirsin: iaublockchainandiot@gmail.com
2. Hangi kişisel verileri işliyoruz?
Yalnızca kulüp faaliyetleri için gerekli olan verileri işliyoruz:
- Kimlik ve iletişim: adın ve soyadın, e-posta adresin ve isteğe bağlı olarak telefon numaran (başvuru ve iletişim formlarında ya da bize WhatsApp veya e-postayla yazdığında).
- Öğrenim bilgisi: bölümün ve sınıfın.
- Başvuru ve mesaj içeriği: ilgi alanın, başvuru formuna kendi isteğinle yazdığın not ve iletişim formundan gönderdiğin konu ile mesaj.
- Görsel kayıtlar: ekip sayfasında yer alan kulüp üyelerinin fotoğrafları ile etkinliklerde çekilen fotoğraf ve videolar.
- İşlem güvenliği: siteyi ziyaret ettiğinde sunucumuzun tuttuğu teknik kayıtlar (IP adresi, tarayıcı bilgisi, erişim zamanı) ve kötüye kullanımı önlemek için IP adresinin geri döndürülemez biçimde şifrelenmiş (hash) hâli. İletişim ve başvuru formlarında, gönderimin bir insandan geldiğini doğrulayan Cloudflare Turnstile kutusu da IP adresini ve tarayıcı bilgisini işler.
Sitede tema ve çerez tercihin yalnızca kendi tarayıcında saklanır; bize veya bir sunucuya gönderilmez. Ayrıntılar için Çerez Politikası’na bakabilirsin.
3. Verilerini hangi amaçlarla işliyoruz?
- Kulüp başvurularını almak, değerlendirmek ve sonuçlandırmak.
- Üyelerle etkinlik, proje ve duyurular hakkında iletişim kurmak.
- Etkinlikleri planlamak, katılımı organize etmek ve üniversiteye karşı yükümlülükleri yerine getirmek.
- Kulübün çalışmalarını tanıtmak (ekip sayfası, etkinlik fotoğrafları).
- Web sitesinin güvenli ve kesintisiz çalışmasını sağlamak.
4. Hukuki sebepler ve toplama yöntemi
Kişisel verilerin, KVKK’nın 5. maddesinde sayılan şu hukuki sebeplere dayanarak işlenir:
- Kulüp üyeliğinin kurulması ve sürdürülmesiyle doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c).
- Temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla kulübün meşru menfaati, örneğin etkinlik duyuruları ve site güvenliği (md. 5/2-f).
- Üniversite mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi (md. 5/2-ç).
- Ekip sayfasındaki fotoğraflar ile tanıtım amaçlı fotoğraf ve videolar için açık rızan (md. 5/1). Açık rızanı dilediğin zaman geri alabilirsin.
Veriler; sitedeki başvuru ve iletişim formları, WhatsApp, e-posta ve etkinlik kayıt formları aracılığıyla, kısmen otomatik yollarla toplanır. Formları gönderdiğinde bilgilerin kulübün sunucusundaki veritabanına kaydedilir ve yalnızca bu işle görevli kulüp yöneticileri tarafından, yetkilendirilmiş hesaplarla görüntülenir.
5. Verilerin kimlere aktarılabilir?
- İstanbul Aydın Üniversitesi’nin ilgili birimlerine (örneğin öğrenci kulüplerinden sorumlu birime), üyelik ve etkinlik süreçleri için gerektiği ölçüde.
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, hukuki bir yükümlülük doğduğunda.
- Kullandığımız barındırma ve iletişim hizmeti sağlayıcılarına (sitenin ve veritabanının çalıştığı sunucu, Cloudflare içerik dağıtım ağı ve Turnstile doğrulama hizmeti, WhatsApp ve e-posta hizmetleri). Sitenin ve veritabanının çalıştığı sunucu İstanbul’da, Türkiye’dedir. Site trafiği Cloudflare’in içerik dağıtım ağı üzerinden geçer; Cloudflare ile iletişim hizmetlerinin sunucuları yurt dışında bulunabilir. Bu hizmetlere yapılan aktarımlar KVKK’nın 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak, [dayanak: ör. standart sözleşme] kapsamında yapılır.
Kişisel verilerini satmıyor, reklam veya pazarlama amacıyla üçüncü kişilerle paylaşmıyoruz.
6. Ne kadar süre saklıyoruz?
Verilerini işleme amacının gerektirdiği süre boyunca saklarız. Üyelik bilgileri üyeliğin sürdüğü müddetçe; sonuçlanmayan başvurular en fazla [süre, örneğin 6 ay], iletişim formu mesajları en fazla [süre, örneğin 1 yıl] boyunca tutulur. Sunucu erişim kayıtları [süre, örneğin 14 gün] sonra silinir. Süre dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
7. KVKK kapsamındaki hakların
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca şu haklara sahipsin:
- Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğraman hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
8. Bize nasıl başvurabilirsin?
Haklarına ilişkin taleplerini, kimliğini doğrulamamıza yetecek bilgilerle birlikte yazılı olarak iletebilirsin. Talebin, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır.
Başvuru adresi: iaublockchainandiot@gmail.com
Bu metni gerektiğinde güncelleyebiliriz; güncel sürüm her zaman bu sayfada yer alır.